Eventos deportivos

Como debe ser la organización de eventos deportivos

Durante todo este tiempo, como puedes imaginar, hemos realizado casi todo tipo de eventos deportivos.

Enumeramos algunos, torneos de papel, quedadas de papel, ranking de papel, maratones de fútbol 48 horas, torneos de fútbol, Ligas de fútbol 7 y un largo etcétera de eventos deportivos dentro de la Comunidad de Madrid, aunque  no nos importaría desplazarnos para aprovechar estos conocimientos y experiencia y organizar cualquier evento deportivo en diferentes puntos de la geografía española .

Hemos realizado olimpiadas y cross escolares con más de 4000 participantes entre los 6 y los 12 años, y vamos a utilizar este ejemplo para desarrollar los contenidos del presente artículo.

Lo primero que debemos preguntarnos  es:  ¿Qué es un evento deportivo y cómo debemos organizar lo?.

Un evento deportivo es un espacio «donde se reúnen hombres y mujeres en una especie de celebración colectiva, para asistir a un espectáculo deportivo o cultural» 

Basándonos en esta definición, la función principal  es, por tanto, comunicar para una marca, o una empresa o para una colectividad, entendiendo la comunicación  como una herramienta potente para trasmitir un mensaje.

Si consultamos la bibliografía existente nos encontramos que la clasificación actual que es esta,

  • Grandes eventos deportivos internacionales, Juegos Olímpicos, mundial de fútbol, etc
  • Eventos deportivos nacionales. Liga Santander .
  • Tipo espectáculo y shows. Red bull fighter.
  • Las nuevas manifestaciones deportivas de masas. Maratón popular de Madrid.

    evento-deportivo-popular
    La maratón popular de Madrid es uno de los eventos deportivos más importantes de la ciudad
  • Raids o retos de aventura.

Pero yo os pregunto… cuando vuestro club, vuestro instituto, vuestra empresa, o vosotros como grupo de amigos realiza una competición deportiva, ¿no esta realizando un evento deportivo?, ¿no estáis intentando transmitir un mensaje? ¿Se reúne gente para ver este evento?

Si, como creo, vuestra competición reúne estos requisitos creo que debéis tratar vuestro evento como un evento profesional.

Es verdad que el mundo de los eventos deportivos esta muy ligado a la televisión y que cada vez más se consume actividad física por medio de las retransmisiones deportivas, pero esto no significa que nuestro evento no deba cumplir un mínimo de calidad para que sea todo un éxito.

Fijaos en esta lista , son los 10 eventos deportivos con mas incidencia mediática  en el mundo, según la revista Forbes:

Super Bowl – 580 millones de dólares

Juegos Olímpicos – 348 millones

evento deportivo más visto del año
La superbowl es el evento deportivo más visto del mundo

Juegos Olímpicos de Invierno – 285 millones
Copa del Mundo de la FIFA – 229 millones
Wrestlemania (WWE) – 170 millones
Finales masculinas NCAA – 150 millones
Daytona 500 – 136 millones
Champions League – 127 millones
College football Playoff – 106 millones
MLB World Series – 101 millones

Vale, no estamos a la altura de estos eventos deportivos y mucho me temo que vosotros tampoco, pero vamos a ayudaros a montar cualquier competición deportiva desde esta óptica.

Los pasos a seguir

(no necesariamente en este orden, y con frecuencia simultáneamente) que desarrollaremos más adelante deberían ser estos:

  1. Planificación.
  2. Organización.
  3. Desarrollo .
  4. Marketing de la competición .
  5. Economía y legalidad del momento deportivo.
  6. Logística .
  7. Infraestructuras del acto deportivo.

Iremos desarrollando cada punto de esta lista en las diferentes páginas que iremos creado semanalmente; si no quieres saltarte ninguno subscribe a nuestro newsletter.

Pero vamos a empezar por el principio

1.- Planificación del evento deportivo.

Cualquier persona que quiera organizar debe plantearse una serie de preguntas que vayan facilitándole la organización y saber si este evento es posible de realizar o no.

Debemos de entender que por muy sencillo y por mucha experiencia que nosotros tengamos en la organización de eventos deportivos, para el que participa,  esta es su copa del mundo, y competir es competir, se va a dejar la vida, por eso no debes pasar nada por alto y, sobre todo, no pensar algo como «bueno, si esto es una reunión de amigos». No,  es una competición. Este será el principio de tu fracaso si no piensas en organizarlo correctamente por tratarse de algo privado y entre amigos.

En la planificación del evento debemos de preguntarnos .

¿Cuál es nuestro público Objetivo?,

Son niños, son adultos, son mujeres etc etc. Debemos determinar el deporte, el cliente y los usuarios .

¿Qué tipo de competición queremos desarrollar?

En un día puntual, es recurrente en el tiempo… Definimos el objetivo para la competición que estamos desarrollando.

¿Tiene nombre ?

 Sabemos que va a tener nombre si es un evento consolidado en el tiempo, por que puede ser una oportunidad de conseguir patrocinadores.

Ya entraremos más adelante en este punto pero no lo descartéis, por ejemplo el cross infantil, le puede venir muy bien a academias de idiomas para publicitarse, también a academias de refuerzo escolar, parques de bolas, o incluso dentistas, siempre que trabajéis a nivel local.

¿Contamos con alguna tipo de apoyo institucional?

si;  no; vamos a buscarlo; solo publico; quizás privado.

¿Vamos a necesitar ayuda técnica de alguna federación implicada?

Es un tema a tener muy encuentra por que luego va a influir, sobre todo, en la partida de presupuestos.

¿Como vamos a reconocer a los organizadores del evento el gran día?

Es muy importante que todas las personas implicadas en la organización sean fácilmente reconocibles. A nosotros nos gusta ir con ropa de dos colores, por ejemplo todos los trabajadores de Amarillo y los responsables de Azul. Resulta mucho más sencillo para el público saber a quien debe dirigirse y para qué cosas.

Aparte del color del vestuario, es muy importante dotar de credenciales a todo el personal, siempre  que se pueda, con tarjetas identificativas, con su nombre y su foto.

Y llegado el caso, si es un evento muy importante y con diferentes niveles de seguridad, esta acreditación deberá indicar dónde tienen acceso y dónde no pueden pasar estas personas en función de su nivel de seguridad.

Descripción de privilegios de acceso.

0 .- Libre acceso a todas las zonas.

1 .- No acceso a zona de jugadores

1.1- Prohibido el paso a zona de prensa.

2 .- No acceso a pista,  etc etc.

Nosotros os proponemos, a modo de resumen a esta preguntas y en relación con el vídeo que os incluimos la final, las siguientes respuestas:

Organizamos un evento de un solo día, un cross escolar.

Donde trabajamos  como una sub-contrata, ya que quien organiza el evento deportivo es el Ayuntamiento de Madrid, y necesitamos de la colaboración de la Federación Madrileña de Atletismo o en su defecto de jueces titulados para el desarrollo de la actividad.

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Organización de un evento deportivo para niños

Ponemos a tu disposición, y a las necesidades de tu comunidad un equipo de profesionales que desarrollen todo el evento, siguiendo estos pasos.