La Junta de Andalucía, concretamente la Conserjería de Educación y Deporte junto a la Conserjería de Igualdad, Políticas Sociales y Conciliación hizo llegar en meses anteriores una circular a los Clubes deportivos y Sociedades Deportivas con un contenido que estimo de gran valor y anticipo para otras comunidades autónomas.
Se titula “Información sobre la diligencia de libros”y tras el formal saludo del máximo responsable, comunica que revisados los documentos archivados echan de menos los Libros de obligada presentación en la Conserjería de Turismo y Deporte, amparados en artículo de Ley; por todo Club o Sección deportiva.
“Tras las revisiones ocasionales que se realizan al soporte documental debidamente diligenciado y que obligatoriamente deben poseer todos los Clubes y Secciones deportivas, registradas en la Conserjería de Turismo y Deporte de la Junta de Andalucía, ante la dispersión observada de los contenidos incluidos en los diferentes Libros que constituyen este soporte, le recuerdo lo dispuesto a tal fin en el artículo 11.1 del Decreto 7/2000 de Entidades Deportivas Andaluzas, que tiene su reflejo en el capítulo IX del Estatuto aprobado para su Club o Sección deportiva.”
Sin preámbulos, la comunicación recuerda y enumera la documentación que toda entidad deportiva, clubes modestos y no modestos debe disponer y facilitar:
- Libro de Actas: En él se consignan todas las Actas que se levanten, de las asambleas anuales ordinarias y extraordinarias, celebradas por el Club o Sección deportiva, suscritas por el Secretario y con el VºBº del Presidente.
- Libro de Contabilidad: En él figura el resumen de los presupuestos anuales del Club o de la Sección deportiva con la relación de Ingresos y Gastos de éste, especificando las ayudas que proceden las Administraciones públicas.
- Libro de Registro de Miembros: Se inscriben en él los Miembros del Club o la Sección deportiva con indicación clara de las fechas y causas de las Altas y Bajas de estos. Se hacen constar, además, las incidencias que afecten a los cargos de dicho Club o Sección deportiva, con independencia de que estos figuren también en el Libro de Actas. Esto último debe comunicarse sin tardanza al Registro Andaluz de Entidades Deportivas, mediante Certificado del secretario de la entidad, con el fin de mantener actualizada la base de datos.
Y a continuación se extiende en las formas y reglas de presentación o diligencia de estos:
“Por otro lado he de recordarle que los libros que se deben diligenciar en el Servicio de Deporte de esta Delegación provincial deben ser de hojas cosidas todas en blanco, paginado correlativamente en la esquina superior derecha de cada una de sus hojas, que no deben incluirse en ellos contenidos de fecha anterior a la diligencia de este, y que para diligenciar uno nuevo, deben remitirnos el que está a punto de finalizar,…”
Intercalando en una selva de palabras el siguiente mensaje…
“…para que podamos hacer las comprobaciones que correspondan o en su defecto una Declaración del Presidente del Club, donde se indique claramente la razón por la que estos no se presentan; indicando si son los primeros libros desde que se inscribió el Club y los han finalizado, o, por el contrario, que habiéndolos tenido no cuentan con ellos en la actualidad por extravío, robo, deterioro irreparable o cualquier otra circunstancia.”
La carta concluye en varios párrafos de gran densidad y difícil lectura, aportando más normas y exigencias con la firma del departamento responsable.
“En el caso en que tengan que gestionar en la entidad, los datos de muchos miembros, de Competiciones o de Actividades deportivas, dado que hoy día está ampliamente extendida la utilización de las herramientas informáticas de oficina, muchas prefieren utilizar como soporte documental, un conjunto de hojas sueltas numeradas, en lugar del antiguo libro de páginas cosidas.”
“etc., etc., etc.”
“Sección de Actividades y Promoción Deportiva”
Y yo modesto socio de un club de esgrima llego a las siguientes conclusiones…
1.-Todos los clubes deportivos deben disponer de esa documentación, con una particularidad el libro contable no es un Excel de casera elaboración sino la adaptación del plan general contable a las entidades deportivas, aplicando los códigos o cuentas correspondientes.
2.-Los programas de contabilidad son complejos y caros, por lo que muchos optan encargar su elaboración a la asesoría jurídica que no siempre dispone de ese servicio.
3.-Las Administraciones pretenden revisar la actividad económica de toda entidad social-deportiva-cultural, previa aplicación de criterios fiscales.
4.-Los Organismos Públicos están siendo obligados a controlar las subvenciones y ayudas económicas concedidas.
5.-No muy tarde el acceso a ayudas públicas tendrá como condición ineludible disponer del libro contable formalmente elaborado.
6.-Cuando las barbas de tu vecino veas pelar, pon las tuyas a remojar. Sobre reglamentación…
La Ley Orgánica 1/2002 del 22 de marzo regula en su artículo 14 las obligaciones documentales que tienen las asociaciones. Deben de disponer de un libro de actas, un libro de socios y los libros contables.
Por su parte el Real Decreto 177/1981, de 16 de enero, sobre clubes y federaciones deportivas en su artículo 17 indica que integrarán el régimen documental y contable de los clubes el libro-registro de socios, los libros de actas y los libros de contabilidad.
En la Ley no se obliga a las asociaciones a legalizar los libros de actas y socios, sino a disponer de ellos. Sin embargo, siempre es recomendable hacerlo ante notario o en el Registro Mercantil.
El régimen contable se regula por la legislación mercantil y los libros contables, de acuerdo con lo indicado anteriormente sí que deberían ser legalizados en el Registro Mercantil, siempre que la entidad realice actividad mercantil. Las Asociaciones y los clubes declarados de utilidad pública rendirán cuentas y legalizarán libros en sus respectivos Registros, aunque no realicen actividad económica.