Son tiempos de revisión y requerimiento, o dicho otro modo, Hacienda busca en cada rincón un potencial moroso a quien multar. Las arcas están exhaustas y la voluntad pública de solventar en lo posible esa carencia nos afecta a todos. No sólo se avecinan subidas tributarias, sino que la revisión y estudio de los contribuyentes es real, actual y creciente; se comprueban obligaciones y el cumplimiento de estas. De aquí surgen varias preguntas

¿qué obligaciones fiscales para clubs asumes?,

¿qué debe conservarse y durante cuánto tiempo a efectos contables?

Y sino no existe actividad económica relevante…. ¿tengo obligaciones fiscales como club?

¿existe obligación?

Hay que conservar las facturas, en papel o formato electrónico, durante seis años, cual sea el volumen de la actividad económica del club. Estar dado de alta en Hacienda (disponer de un NIF) conlleva responsabilidades y obligaciones.

Soy un club modesto, apenas realizo operaciones económicas y no tributo,

¿Por qué motivo Hacienda me va a requerir?

Las obligaciones fiscales para clubes deportivos son estas que enumeramos.

Deben estar dados de alta en Hacienda e informado de su situación tributaria mediante el alta censal. En dicha declaración comunican tipo de actividad y obligaciones derivadas, pudiendo estar exentos siempre que se cumpla con la normativa. Se hace necesario revisar los datos que constan en Hacienda y habilitar una dirección segura para recibir requerimientos y notificaciones, ya que el organismo público puede revisar nuestros datos censales y comunicarnos dudas o inicios de expedientes.

¿Qué sucede si no tengo actualizado esa dirección segura o simplemente no atiendo comunicaciones o requerimientos de Hacienda?

El plazo para contestar es de 10 días hábiles a partir de la notificación emitida. Los requerimientos se atienden por vía telemática o también de forma presencial en las oficinas de la Agencia Tributaria, con cita previa. 
Es obligatorio atender estos requerimientos, de no hacerlo las consecuencias se resumen en multas de 150, 300 y hasta 600 euros de no presentar la documentación requerida o simplemente no haber confirmado lectura o recepción de la comunicación.
La omisión, obstáculo o renuncia receptora de comunicados, notificaciones o requerimientos está regulada en la Ley tributaria y conlleva sanciones graves.

Pero insisto, soy un club modesto sin apenas actividad económica, ¿debo sentirme aludido en estas obligaciones y responsabilidades?

Afirmativo, siendo una entidad modesta durante el ejercicio económico puede haberse recibido una subvención pública, una ayuda al deporte, un ingreso por rifas organizadas o simplemente la factura de un autónomo con retención de IRPF.
También podemos tener un local alquilado y en la factura mensual estar obligados a retener el IRPF del alquiler al arrendador, o simplemente se abonó una cantidad superior a 3.000 € a un proveedor por la compra de material deportivo. Ignorar o desconocer la Ley no exime de su cumplimiento.

¿Y qué sucede si cumpliendo con todas mis obligaciones tributarias he cometido un error y Hacienda me hace un requerimiento que deriva en posible sanción?

En ese caso estaremos hablando de lo que se entiendo por interrupción de la prescripción, el recuento de los cuatro años se detiene y se inicia nueva cuenta a partir de la resolución positiva vs negativa, que deriva en cuatro años más de conservación y custodia.

Hasta aquí todo claro, pero ¿qué debo conservar?

Todos aquellos documentos originales que reflejan movimientos económicos tanto pagos como ingresos, no sólo facturas sino también nóminas, recibos, declaraciones, justificantes, etc. Resumiendo, todo documento susceptible de ser contabilizado.

Las facturas en su formato original seis años, pero ¿lo concerniente a Hacienda y a la Seguridad Social también seis años?

La Ley General Tributaria (LGT) alude a esta obligación en su artículo 29, señalando en el art. 70 que el plazo de guarda y custodia de dicha documentación es de cuatro años a partir de la fecha de presentación.

Entonces supongamos que emito una factura con IVA por la organización de un evento deportivo, ¿qué debo archivar y por cuánto tiempo?

La factura o copia durante seis años, la declaración de Hacienda por el IVA repercutido durante cuatro años a contar desde la fecha de vencimiento del plazo de presentación del modelo 303. Ahora bien, como la declaración se relaciona con la factura, ambos documentos deberán permanecer seis años en archivo y custodia.

¿Qué entiendo por fecha de vencimiento del plazo de presentación?

Valga un ejemplo, 1º trimestre del modelo 303 del IVA, comenzaremos a contar el periodo de custodia desde el 20 de abril de 2021 con la finalización del periodo voluntario de tributación, aunque la declaración haya tenido lugar a fecha 1 de abril. En consecuencia, hasta el 20 de abril de 2025 conservaremos esta documentación.

Soy un club modesto pero obligado a realizar determinadas declaraciones periódicas, en varios ejercicios he presentado bases negativas que me exoneran de pagos tributarios,

¿también aplico los cuatros prescriptivos?

Las bases negativas están sujetas a otro criterio de temporalidad, en este caso dichas declaraciones con bases negativas tendrán una vigencia de 10 años a contar a partir del vencimiento del plazo de presentación, o del año de compensación; documentada la base negativa con los libros contables.

¿Y si el club cesa en su actividad puedo encargar al trapero desaloje el local y arrample con toda documentación?

La Ley establece que, aunque no exista actividad económica dicha documentación debe permanecer localizada y completa durante el periodo indicado, pudiendo ser requerida a los últimos representantes de la entidad.

Y Si el club fue traspasado a terceros, ¿estos últimos asumen la responsabilidad?

Si el club fue disuelto los responsables de la custodia son los componentes de la última junta directiva o junta liquidadora. Si el club cambia de propietarios, estos asumen el archivo.

Conclusión, soy un club modesto con actividad económica ocasional, puntual o periódica, en todos los casos ¿debo archivar facturas (luz, teléfono, agua…), justificantes (pago al voluntariado), contratos y recibos, además de nóminas, cotizaciones, declaraciones, etc.?

Las obligaciones fiscales para clubs,existen independientemenet de su tamaño.

Siempre cumpliendo con los plazos prescriptivos, conservando los formatos originales y documentando pagos o ingresos con papeles acreditativos. Aconsejable solicitar el servicio de archivo y custodia a tu gestoría o despacho.